Polityka Prywatności NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Wstęp do Polityki Prywatności

Niniejsza polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania oraz ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z naszego portalu specjalizującego się w kompleksowej organizacji ekskluzywnych wydarzeń firmowych i gal tematycznych. Celem dokumentu jest zapewnienie pełnej przejrzystości wobec użytkowników oraz spełnienie wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności rozporządzenia RODO.

Korzystając z serwisu https://eveningeventgroup.com, użytkownik akceptuje postanowienia niniejszej polityki prywatności i wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z opisanymi poniżej zasadami, w zakresie niezbędnym do korzystania z serwisu oraz realizacji usług eventowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w rynku polskim, działająca w zakresie obsługi eventów korporacyjnych, gal oraz programów integracyjnych. Administrator odpowiada za zgodne z prawem wykorzystanie danych oraz za zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane przed nieuprawnionym dostępem.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu realizacji Twoich praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie Kontakt lub poprzez dane podane w sekcji kontaktu serwisu.

3. Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji naszych usług, kontaktu z klientem oraz obsługi zapytań. W szczególności są to dane podawane dobrowolnie przez użytkownika, w tym:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące zamówienia lub zapytania (np. rodzaj wydarzenia, preferowana data, miejsce, liczba uczestników, specyficzne wymagania produkcyjne),
• ewentualnie dane firmy, jeśli kontakt dotyczy wydarzenia korporacyjnego.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak ich podania może uniemożliwić przygotowanie oferty, kontakt zwrotny lub realizację wybranych usług.

4. Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów, w szczególności:

• przygotowania i przedstawienia spersonalizowanej oferty organizacji wydarzenia,
• kontaktowania się z użytkownikiem w sprawie zapytania, rezerwacji lub szczegółów realizacji eventu,
• zawarcia i wykonania umowy dotyczącej organizacji wydarzenia lub świadczenia usług doradczych,
• prowadzenia korespondencji biznesowej oraz obsługi posprzedażowej.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest w szczególności:

• udzielona przez Ciebie zgoda – w zakresie, w jakim dobrowolnie przekazujesz dane za pośrednictwem formularzy lub innych kanałów kontaktu,
• niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem – w związku z organizacją wydarzenia lub przygotowaniem oferty,
• obowiązek prawny ciążący na administratorze – wynikający m.in. z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Nie przekazujemy danych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody użytkownika, chyba że taki obowiązek wynika z przepisów prawa lub jest bezpośrednio związany z realizacją umowy, o czym informujemy w dalszej części polityki.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami Twoich danych mogą być wyłącznie nasi upoważnieni pracownicy oraz sprawdzeni partnerzy, współuczestniczący w realizacji zamówionych przez Ciebie usług eventowych. Dotyczy to w szczególności podmiotów świadczących usługi pomocnicze, niezbędne do profesjonalnej organizacji wydarzenia, takie jak obsługa techniczna, gastronomiczna, scenografia czy oprawa artystyczna.

Współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które gwarantują stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zobowiązują się do zachowania poufności danych. Przekazywanie danych każdorazowo odbywa się w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia i na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeśli jest to wymagane.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji umowy lub prowadzenia korespondencji handlowej, w tym przygotowania oferty oraz obsługi zapytania. Po zakończeniu współpracy dane mogą być przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe.

W przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, dane przetwarzamy do momentu jej wycofania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do zachowania pełnej kontroli nad swoimi danymi osobowymi. W granicach przewidzianych przez obowiązujące przepisy przysługują Ci w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych – w tym uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy oraz w jakich celach,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych – jeśli są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe,
• prawo do usunięcia danych – jeżeli nie ma podstaw do dalszego ich przetwarzania lub cofniesz swoją zgodę,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń lub żądania sprostowania danych,
• prawo do przenoszenia danych – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w sytuacjach określonych w przepisach RODO,
• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia zgody.

W celu realizacji powyższych praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych dostępnych na stronie Kontakt. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy.

8. Środki bezpieczeństwa i ochrona danych

Stosujemy zaawansowane środki techniczne oraz organizacyjne w celu zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy nieuprawnionym przetwarzaniem. Obejmują one m.in. odpowiednio dobrane zabezpieczenia infrastruktury serwerowej, ograniczenia dostępu do danych wyłącznie dla upoważnionych osób oraz bieżące monitorowanie wykorzystywanych rozwiązań informatycznych.

Regularnie weryfikujemy stosowane procedury bezpieczeństwa, aby dostosowywać je do aktualnych standardów rynkowych oraz wymogów prawnych. Każdy pracownik i partner, który ma dostęp do danych, jest zobowiązany do zachowania poufności oraz przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

9. Zmiany w polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi oraz praktykami rynkowymi. Zmiany mogą wynikać w szczególności z rozwoju oferowanych usług, wprowadzenia nowych funkcjonalności serwisu lub zmian przepisów prawa.

Każda zmiana zostanie opublikowana na naszej stronie internetowej przed jej wejściem w życie. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią polityki prywatności, aby na bieżąco wiedzieć, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo i poufność Twoich danych.